Kategorie: Projekt

Die Erstellung von Direkterledigungsstatistiken 

Seit Ende Februar arbeite ich in der Abteilung Support. Hier dreht sich alles darum, Kundinnen und Kunden bei ihren Fragen zum OpaccERP zu unterstützen. Für jeden Fall wird ein sogenannter «Call» eröffnet. Darin wird das Problem beschrieben, die Arbeitsschritte dokumentiert und schliesslich der ausführliche Lösungsweg genannt. Die Calls sind nummeriert und werden nach Abschluss der Fälle in einer Datenbank abgelegt, der «Knowledge Base» (engl. «Wissensdatenbank»). Jene hilft uns, ähnliche Fälle schneller lösen zu können. Denn die Behebung dieser Calls soll möglichst schnell erfolgen, so dass die Kundin oder der Kunde zeitnah eine Lösung erhält. Erfolgt die Behebung des Falls innerhalb von achteinhalb Stunden, sprechen wir von einer «Direkterledigung.» An der Anzahl dieser Direkterledigungen wird der Erfolg des Supportteams jeden Monat bemessen. Damit alle Supporterinnen und Supporter stets Bescheid wissen, wie die aktuellen Zahlen sind, entstand das Projekt «Direkterledigungsstatistiken im Support Dashboard.»

Vielleicht kommt Dir das Support-Dashboard noch bekannt vor. Ich empfehle den Blogbeitrag dazu zu lesen: https://lernende.opacc.ch/blog/2020-10-dashboard

Das Einzige was ich zu Beginn wusste, war bloss, dass das Dashboard eine WordPress-Site mit einem vorinstallierten Plugin namens «Visualizer» war. Dieses Plugin konnte verwendet werden, um Excel .csv-Dateien, also einfache Exceltabellen in Graphen, zu verarbeiten. Doch wie würde ich die richtigen Daten in die Excel-Files bekommen? Und wie erstelle ich überhaupt so einen Graphen mit diesem Plugin? Ich würde es herausfinden müssen. 

Zum Glück hat Vitus, Ersteller des Dashboards, eine Dokumentation dazu verfasst. Darin wurden die Grundfunktionen wie das Erstellen von Graphen beschrieben. Die Dokumentation aufmerksam zu durchforsten war ein guter Anfang und ich begann das Plugin zu verstehen. In OneNote dokumentierte ich alles was ich herausfand und nach einiger Zeit sah meine digitale Notizseite aus wie ein Fahndungsbrett der Polizei in einem Fernsehkrimi. Die Seite war übersäht mit roten Strichen und Verbindungen von knappen, stichwortartigen Texten mit dicken Übertiteln sowie grossen Bildern und selbstgezeichneten Skizzen. Vereinzelt befanden sich darin auch Links zu Webseiten mit Anleitungen und Tutorials.

Anhand meiner Notizen begann ich nun, die ersten Graphen zu konstruieren. Zugegeben, anfangs war es eher ein Probieren, doch ich erlangte wichtige Erkenntnisse, die ich laufend notierte. Nach einigen Versuchen hatte ich Graphen aus Test-Werten vor mir, wie ich sie skizziert hatte.  
Beim Einfügen der realen Werte bekam ich schliesslich Hilfe von Christian «the Scripting Machine» Kunz. Christian scriptete für mich, dass die Daten aus dem OpaccERP in die richtigen Stellen der Tabellen gezogen wurden. Vielen Dank Christian! 🙂 

Da ich im September wieder die Abteilung wechseln werde, habe ich für den zukünftigen Zuständigen eine Dokumentation für die Direkterledigungsstatistiken erstellt. Es soll ihm dann genau so Antworten liefern, wie die Dokumentation von Vitus mir damals half. 

Obwohl die Graphen nun öffentlich sind, arbeite ich gelegentlich immer noch daran. Es gibt noch kleinere Baustellen, die ich noch fertigstellen möchte. Mir hat es Spass gemacht, all diese Dinge selbst zu lernen und dieses Wissen nun erfasst zu haben. Ich freue mich, dass die Statistiken übersichtliche Infos an das Support-Team liefern.  

Ein neues Gewand

Im Dezember 2020 haben Elias Schmid und ich, Fabio Krieger einen interessanten Auftrag bekommen. Marco Stuber, Lernendenverantwortlicher der Opacc, gemeinsam mit Marketing-Manager Urs Amrein, erteilte uns die Aufgabe, eine Webseite für unseren Blog zu erstellen, da dieser in der neu überarbeiteten Jobs-Seite nicht untergebracht werden kann. Eine Webseite zu erstellen ist nicht so einfach, wie man vielleicht denken mag. Es stecken diverse Meetings, Vorschläge, Diskussionen und Überlegungen hinter der Fassade, welche im Internet zu sehen ist.

Begonnen haben Elias und ich mit der Planung. Da diese Seite uns repräsentiert, war es uns wichtig, dass alle Lernenden ihre Inputs dazu einbringen können. Deswegen gab es als erstes ein Meeting mit unseren Mitlernenden, in dem wir diverse Ideen sammelten, wie die Webseite aussehen könnte. Schnell war uns klar, dass wir eigentlich nicht nur den Blog separieren möchten. Eine eigene Webseite ermöglicht uns die Lehre, die Lernenden und die Vorgesetzten viel umfänglicher und besser zu beschreiben. Deswegen einigten wir uns auf fünf Menüpunkte: Blog, Lehre, Über uns, FAQ und Kontakt. Das Menü «Blog» enthält alle Blogbeiträge, im Abschnitt «Lehre» soll es eine Zeitleiste geben von der Sekundarschule bis zum Lehrabschluss und im «Über uns» werden die Lernenden und Vorgesetzen vorgestellt.

Somit hatten wir den Inhalt bereits zusammen. Im nächsten Schritt ging es darum, wie das ganze aussehen soll. Mit dem Programm AdobeXD habe ich insgesamt 4 unterschiedliche Mockups, also Prototyp-Designs, erstellt und diese mit Elias zusammen besprochen. Anschliessend haben wir die verschiedenen Versionen den Projektbeteiligten vorgestellt. Schnell konnten wir uns auf eine Version einigen. Damit war auch diese Grundlage festgelegt.

Nach diesem Schritt ging es an die Umsetzung. Aber wie baut man eine voll funktionsfähige Webseite mit dynamischem Content in weniger als 5 Wochen? Hier kommt das Tool WordPress ins Spiel. WordPress ist ein System, welches dir ein freies Content-Management ermöglicht. Zudem kannst du die Möglichkeiten beinahe ins Unendliche erweitern, indem du zusätzliche Plugins installierst. Das haben wir auch getan. Da wir keine Zeit hatten, ein eigenes Theme/Design zu programmieren, wir aber trotzdem genau unser Design umsetzen wollten, war das Plugin Elementor genau das, wonach wir gesucht haben. Elementor macht das Erstellen von Themes, Seiten und Beiträgen um einiges leichter. Per Drag-and-Drop und diversen Einstellungen haben wir innert den folgenden drei Wochen unsere Webseite zusammengebaut. Wie nach jedem Schritt gab es im Anschluss ein Meeting, indem wir noch Kleinigkeiten und Verbesserungen besprochen haben. Nach zwei weiteren Wochen Finetuning war es dann so weit. Am 1. März 2021 konnten wir die neue Lernenden-Webseite veröffentlichen. Und wie findest du das Endprodukt? Schreib deine Meinung in die Kommentare!

Was macht ein gutes Logo aus?

Seit Dezember beschäftigen sich vor allem Fabio Krieger, 3. Lehrjahr, und ich, Elias Schmid, ebenfalls 3. Lehrjahr, mit einem eigenen Webauftritt der OpaccLernenden. Dazu aber ein andermal mehr. Heute dreht sich alles um das neue Logo der OpaccLernenden, welches ich entwickelt habe.

Was macht ein modernes Logo aus? Meiner Meinung nach besteht ein gutes Logo aus einem Schriftzug samt einer speziellen Form (bekannte Beispiele: Nike mit dem Swoosh, Starbucks mit der Meerjungfrau und Twitter mit ihrem Vögelchen). Dies passte gut, da Opacc selbst eine Form hat, nämlich einen «Rhombus». «Rhombus» deswegen, da es eigentlich gar kein Rhombus ist, sondern die Seite eines Würfels. Der Einfachheit halber, werde ich hier im Text «Rhombus» als Ausdruck für die Logoform verwenden.

Ich begann den Rhombus auf verschiedene Arten auf Papier zu skizzieren. Ich dachte an etwas jung-wirkendes, etwas, was gut zu den Lernenden passen könnte. Dann kam mir die Idee mit dem «unfertig-ausgemalten Rhombus.» So etwas ähnliches hatte ich zuvor auf einem Plakat eines Willisauer Schmuckwarenhändlers gesehen. Die Skizze gefiel mir gut. Ich startete das Grafikdesignprogramm Adobe Illustrator und nannte die neu erstellte Datei «OpaccLernende_Logo_experimentell».

Zuerst baute ich den gewöhnlichen Rhombus mit einem dunkelgrauen Rahmen und einer orangen Füllung. Mit einigen Effekten bekam ich einen Rhombus, der nur teilweise ausgemalt war. Diesen Look wollte ich. Das Logo wirkt jung, kreativ und alternativ. Diese orange Zick-Zack-Füllung kann gut als Verlauf der Lehre repräsentiert werden. Es sollte im positiven Sinne «nicht ganz fertig» wirken. Nun noch den «OpaccLernenden» Schriftzug neben die Form platzieren und fertig war das neue Logo.

Meinen Vorschlag zeigte ich den anderen Lernenden. Dieser schien allen gut zu gefallen, denn alle waren damit einverstanden, diesen Vorschlag den Ausbildnern und dem Marketing zu präsentieren. Wir mussten sie zuerst überzeugen, gemeinsam mit der Bedeutung gefiel ihnen aber die Idee.

Also konnten wir mit unserem Projekt weiterfahren, welches zusammen mit dem Logo nun Form annimmt.

Videos planen und umsetzen

Jeden Januar findet der interne Event «Opacc CheckIn» statt. Während eines Nachmittags werden die Mitarbeitendenumfragen von einem bis zwei Lernenden präsentiert, Ziele und Erzieltes besprochen und die Gesichter der neuen Mitarbeitenden vorgestellt. Diese Vorstellung der Mitarbeitenden wird per Kurzvideo gemacht, wo die Neuen alle dieselben Fragen beantworten. Es dreht sich um den Wohnort, die Hobbies und die Tätigkeiten in der Opacc.

Lino Lenherr aus dem zweiten Lehrjar und ich, Elias Schmid aus dem dritten Lehrjahr, bekamen die Aufgabe, alle Gesichter zu filmen. Normalerweise ist ein Lernender allein für die Videos zuständig. Aufgrund des diesjährigen Rekord-Zuwachs von 24 neuen Mitarbeitenden entschied man sich, eine Ausnahme zu machen. Lino und mir war bewusst, dass wir ein klares System verwenden mussten, um nicht den Überblick zu verlieren. Wir trafen uns Ende September bereits zu einem Meeting, wo wir unser Umsetzungskonzept ausarbeiteten. Dazu verwendeten wir die Microsoft-Programme OneNote fürs «Tipps & Tricks» notieren und Excel zur Erstellung einer Liste, welche Mitarbeitenden, an welchen Drehorten, wann, gefilmt werden. Nach Austausch mit Vorgesetzten und Videoerfahrenen in der Opacc, teilten Lino und ich das überarbeitete Konzept Walter Dettling, Leiter der OpaccAcademy und  dem Host des CheckIns mit.

Nun begannen wir mit dem Abarbeiten unserer Liste. Wir erwischten einen guten Start im Oktober und konnten bereits viele Mitarbeitenden und ihre Vorstellungen filmen, bevor die zweite Welle der Pandemie uns ordentlich dazwischenfunkte. Ansteckungen, Homeoffice, Spitalbesuche und Quarantäneweisungen (auch gegen uns selbst) zwangen uns dazu, ständig umzuplanen. Den Überblick konnten wir dank unserer stets aktuell gehaltenen Liste wahren, jedoch wurden wir planmässig etwas zurückgeworfen.

Glücklicherweise hatten wir im Oktober bereits ausreichend gefilmt, dass wir trotz den Schwierigkeiten noch eine angemessene Menge Zeit fürs Schneiden und Bearbeiten der Rohdaten hatten. Wir arbeiteten mit der vielseitigen Adobe Palette. Mit InDesign und Illustrator erstellten wir ein Logo, welches wir mit AfterEffects animierten. Mit PremierePro wurde der Videoschnitt und die Farbenkorrektur durchgeführt. Stetig feilten wir mit Audition an der Audioqualität und dessen Rauschminderungsprozessen.

Mit einer Woche Verspätung wurden wir dann fertig. Bis zum CheckIn ging es nochmals drei Wochen, deswegen war das nicht tragisch. So konnten Lino und ich doch noch unsere Videos präsentieren.

Das Filmen hat definitiv Spass gemacht und das ständige Umplanen war zwar sehr mühsam, hat es aber auch irgendwie spannend gemacht.

Unser erstes grosses Projekt in der Lehre

Als es draussen noch 30 Grad warm war, bekamen wir bereits die Einführung zu den Weihnachtskarten von Manuel. Da dies so früh stattfand, hatten wir genügend Zeit uns Gedanken zur Planung zu machen. Noch am gleichen Tag überlegten wir uns, was alles gemacht werden muss und bestellten das dazu benötigte Material.

Als das Material eintraf, konnten wir direkt mit dem Zusammenstellen und Etikettieren der Weihnachtskarten beginnen. Für diese Fleissarbeitnahmen wir uns einige Nachmittage Zeit. Währenddessen haben wir unser System zur Auslegung ausgefeilt. Da das System vom letzten Jahr mit den Karten, die nach Alphabet sortiert waren, nicht ganz ausgearbeitet war, haben wir dieses übernommen und noch etwas ausgebaut. Zusätzlich dazu haben wir die Karten noch alphabethisch sortiert. Dadurch konnten sich die Mitarbeiteneden die Nummern bereits am Arbeitsplatz aus der Liste rausschreiben. So waren sie schneller beim Unterschreiben und es gab keine Menschenansammlungen. Unser System war daher Corona freundlich.

Nachdem wir die Karten im 3. Stock auf den Pulten eines freien Arbeitsbereiches in 30-er Stapeln schön ausgelegt hatten, haben wir die Mitarbeiter informiert, dass sie mit dem Unterschreiben beginnen können. Doch wie immer lief nicht alles nach Plan. Nur drei Tage nachdem das Unterschreiben begonnen hatte, mussten wir die Karten in die Bibliothek umplatzieren. Durch das Ansteigen der Corona Fallzahlen, wurden die Teams aufgeteilt und die Arbeitsplätze im 3. Stock benötigt.

Bis Mitte November können die Karten unterschrieben werden. Danach verpacken wir die Karten und wünschen euch allen jetzt schon Frohe Weihnachten.

Wie Vitus ein Support-Werkzeug programmierte

Eines meiner Projekte, welche ich im Support verwirklichen durfte, war das Support-Dashboard. Das Support-Dashboard ist eine Plattform, auf welcher man die Leistung des Support Teams sieht. Es werden sämtliche Daten ausgewertet und in Form von Grafiken angezeigt.

Der Nutzen

Hauptsächlich dient das Dashboard zur Überwachung der Mitarbeiter und Kunden. Man sieht auf einen Blick wer aktuell was bearbeitet, wer wie viel arbeitet und wer welche Calls offen hat. Neben den Statistiken über unsere Mitarbeiter, kontrollieren wir auch unsere Kundenanfragen. Bei den Kunden haben wir die Anzahl Calls auf dem Monitor, aber auch die Stunden, welche wir für einen Kunden im Monat aufwenden.

Die Planung

Die Planung zog sich über ca. drei Monate hinweg. In dieser Zeit habe ich jegliche Sachen abgeklärt und vorbereitet. Ich erstellte Skizzen zum Design, suchte nach der richtigen Plattform, um die Website zu hosten, klärte die Securitystandards mit meinem Chef ab und plante die Architektur der Webseite. Während der Planung arbeitete ich mit anderen Abteilungen zusammen. Als Beispiel liess ich mir von der IT eine Domain zur Verfügung stellen und ich holte Hilfe bei unserem Cloudmanager Reto Biotti.

Die Umsetzung

Das Projekt wurde in ca. zwei Wochen realisiert. Ich stellte meine Webseite mit WordPress und verschiedenen Plugins zusammen. Die Diagramme erstellte ich mit Hilfe von Skripts, welche die Daten besorgten, und mit dem Plugin Visualizer. Nach dem Fertigstellen des Gerüsts, erweiterte ich das Dashboard mit ein bisschen CSS (Cascading Style Sheets; Webgestaltung).

Das Ergebnis

Am Ende hatte ich ein einsatzfähiges Dashboard, welches die Daten automatisch aktualisiert und ohne Probleme funktioniert. Dieses Dashboard wird aktuell vom Support verwendet.

Sami’s Meinung: (Fachvorgesetzter Support)

Obwohl ich Vitus bei dem Projekt begleiten durfte, war das Ziel, dass Vitus das Projekt leitet. Daher hat er das Projekt geplant, die entsprechenden Anforderungen bei Tobias (Teamleiter Support) abgeholt und intern mit den verschiedenen Anspruchsgruppen kommuniziert. Dabei war es interessant, die laufenden Fortschritte beobachten zu dürfen. Das hierbei die eine oder andere Hürde auftaucht, war von Anfang an klar. Beeindruckend war aber, wie wir für alle auftauchenden Hindernisse eine entsprechende Lösung erarbeiten konnten. Am Anfang des Projektes habe ich persönlich nicht damit gerechnet, dass das Endprodukt in diesem Ausmass die Anforderungen abdecken wird. Dank der erstellten Dokumentation können wir das Dashboard nun jeweils intern weiterentwickeln und die letzten Bugs bereinigen. Das Einzige, das mich genervt hat, war, dass ich so lange hatte, um das versteckte Easter-Egg zu finden…

Videos planen, umsetzen und bearbeiten

In mehreren 60-sekündigen Videos zeigen wir, die OpaccLernenden, euch unsere verschiedenen Abteilungen. Als aktueller Lernender im Marketing durfte ich dieses neue Projekt starten. Ich zeige euch den Weg von der Idee, bis zum fertigen Video.

Im April 2020 habe ich den Auftrag erhalten, mir eine Abteilung auszuwählen und über diese ein Prototyp-Abteilungsvideo zu machen. Aufgrund von Corona war das Filmen im Campus nur schwer möglich. Deshalb habe ich mit meiner eigenen Vorgehensweise gearbeitet. Ich konnte alles so gut wie möglich vorbereiten, dass nur noch gefilmt und geschnitten werden musste.

In den fortlaufenden Tagen habe ich ein Konzept erstellt, wie ich das Video für die Abteilung Marketing umsetzen kann. In einem Konzept schreibt man alles sehr genau auf. Beispielsweise habe ich für jeden Shot und jede Szene die Kameraperspektive, den Text, die Kamerabewegung, das nötige Material, den Ort und die Länge vorgängig definiert. Das Erstellen eines Videokonzepts ist sehr aufwendig und anstrengend, da man das ganze Video schon in seinem Kopf zusammenstellen muss, ohne jegliches Footage, wie das ungeschnittene Bildmaterial im Fachjargon heisst, zu haben. Das Konzept habe ich mehrere Male mit Ramon Wüest und Urs Amrein besprochen, bis wir alle zufrieden damit waren.

Im Juli war es dann endlich soweit. Mit Elias Schmid habe ich einen ganzen Morgen lang alle Aufnahmen gemacht. Dank dem Szenenplan hatten wir alle Infos für jede Szene schon bereit und hatten alle Clips schnell im Kasten.

Nachdem wir alle Aufnahmen gemacht haben, konnte ich mit dem Schneiden des Videos beginnen. Auch hier kam ich schnell voran, da ich ganz genau wusste, welcher Clip wie lange eingeblendet werden soll. Jedoch musste ich im Nachhinein noch kleine Anpassungen vornehmen, damit das ganze Video nicht länger als eine Minute dauert. Nachdem ich mit dem Cutten durch war, kam das Editing. Dazu gehört das Korrigieren der Farben, das Anpassen von Audiospuren und weitere kleine Feinarbeiten, welche viel Zeit beanspruchten. Nach diesem Schritt habe ich das Video mit meinen Vorgesetzen besprochen und noch kleine Veränderungen vorgenommen.

Ich habe sehr viel Zeit in dieses Video gesteckt, aber bin sehr zufrieden mit dem Ergebnis und das nächste ist schon in Planung.